Diensten
Wij zijn geen feestbureau dat uw event overneemt. Wij zijn de externe regisseur die uw interne werkgroep versterkt en zorgt dat ideeën worden omgezet in uitvoering.
Diensten
Van werkgroep tot uitvoering: wij houden het overzicht
Uw bedrijf organiseert een opendeurdag, klantendag, personeelsfeest, familiedag of productlancering. De ideeën zijn er. De werkgroep is samengesteld. Iedereen wil dat het goed wordt.
Maar dan begint het echte werk.
Leveranciers moeten worden gecontacteerd. Offertes moeten worden opgevolgd. Deadlines moeten bewaakt worden. Het draaiboek moet kloppen. HR, communicatie, facility, preventie en directie moeten op elkaar afgestemd blijven.
En dat allemaal bovenop het gewone werk.
De Eventregisseur neemt precies die projectlast over. Wij versterken uw interne werkgroep en zorgen dat beslissingen worden omgezet in uitvoering.
Werkgroep scan
Voor bedrijven die willen weten waar hun eventvoorbereiding vastloopt
Een event begint vaak met veel ideeën, maar weinig overzicht. Wie beslist wat? Welke taken blijven liggen? Welke leveranciers zijn nodig? Waar zitten de risico's? En hoeveel tijd vraagt dit echt van uw interne mensen?
Met de Werkgroep scan brengen we dat scherp in kaart.
Wat krijgt u?
- analyse van doel, timing en budget
- overzicht van betrokken diensten
- taken- en verantwoordelijkhedenlijst
- eerste risico- en beslissingslijst
- inschatting van ontbrekende leveranciers
- advies over de nodige ondersteuning
Resultaat
Na de scan weet u waar uw eventvoorbereiding staat, wat dringend moet gebeuren en welke werklast intern of extern moet worden opgenomen.
Ideaal voor
- bedrijven die nog moeten starten
- werkgroepen die vastlopen
- events met veel betrokken diensten
- directies die eerst overzicht willen vóór ze beslissen
Werkgroep versterking
Voor interne teams die iemand missen die de opvolging trekt
De werkgroep vergadert, beslist en denkt mee. Maar na de vergadering begint het echte werk pas: actiepunten opvolgen, leveranciers bellen, offertes vergelijken, deadlines bewaken en iedereen op één lijn houden.
Met Werkgroep versterking schuiven wij tijdelijk mee aan als externe eventcoördinator.
Wat nemen wij over?
- werkgroepvergaderingen voorbereiden en opvolgen
- actiepuntenlijst maken en bewaken
- deadlines opvolgen
- leveranciers contacteren
- offertes opvragen en vergelijken
- interne vragen verzamelen
- beslissingen vertalen naar concrete acties
- wekelijkse statusrapportage
Resultaat
Uw werkgroep blijft eigenaar van het event, maar hoeft de praktische opvolging niet bovenop de gewone job te dragen.
Ideaal voor
- HR-teams met weinig tijd
- communicatieafdelingen met veel deadlines
- facility teams die al overbevraagd zijn
- bedrijven met meerdere interne stakeholders
- organisaties waar het event belangrijk is, maar niemand het voltijds kan trekken
Draaiboek en leverancierscoördinatie
Voor events waar planning, leveranciers en praktische afspraken strak moeten zitten
Een goed event zit niet in losse mails, WhatsApp-berichten of iemands hoofd. Het moet in één duidelijk draaiboek staan dat iedereen kan gebruiken.
Met Draaiboek en leverancierscoördinatie zorgen wij dat afspraken, timing en verantwoordelijkheden samenkomen in één werkbaar plan.
Wat werken wij uit?
- masterplanning
- leveranciersmatrix
- contactlijst
- opbouwschema
- afbouwschema
- dagplanning
- taakverdeling
- bezoekersflow
- parking- en signalisatieplan
- briefing voor medewerkers
- noodscenario's en aandachtspunten
Resultaat
Iedereen weet wie wat doet, wanneer het moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Ideaal voor
- opendeurdagen
- klantendagen
- events op eigen bedrijfssite
- events met meerdere leveranciers
- events met rondleidingen, onthaal, catering en techniek
- events waar veiligheid, timing en logistiek belangrijk zijn
Eventdag regie
Voor bedrijven die op de dag zelf geen interne brandjesblussers willen
Op de eventdag moet uw team gastheer zijn. Niet rondlopen met een portofoon, stress over catering, leveranciers zoeken of timingproblemen oplossen.
Met Eventdag regie bewaken wij de praktische uitvoering tijdens opbouw, event en afbouw.
Wat doen wij op de dag zelf?
- leveranciers ontvangen
- opbouw controleren
- timing bewaken
- medewerkers briefen
- praktische problemen oplossen
- schakelen tussen interne teams
- bezoekersflow opvolgen
- catering, techniek en onthaal afstemmen
- afbouw coördineren
- eerste evaluatie verzamelen
Resultaat
Uw event loopt rustiger, overzichtelijker en professioneler. Uw mensen kunnen focussen op gasten, klanten of medewerkers.
Ideaal voor
- personeelsfeesten
- familiedagen
- klantendagen
- opendeurdagen
- productlanceringen
- events met veel logistieke beweging