Formules
Kies hoeveel regie uw event nodig heeft. Niet elk bedrijf heeft volledige projectregie nodig. Soms volstaat een scherpe scan, tijdelijke versterking van de werkgroep of een duidelijk draaiboek met leveranciersafspraken. Daarom werken we met vier heldere formules. U weet vooraf wat inbegrepen is, wat buiten scope valt en wanneer meerwerk apart wordt besproken.
Formules
Onze prijzen zijn exclusief BTW
Werkgroep scan
Inbegrepen
- intakegesprek tot 90 minuten
- analyse van doel, timing, budget en betrokken diensten
- overzicht van openstaande beslissingen
- taken- en verantwoordelijkhedenlijst
- eerste risico- en aandachtspuntenlijst
- kort actieplan met vervolgstappen
Niet inbegrepen
- leveranciers contacteren
- offertes opvragen of vergelijken
- draaiboek volledig uitwerken
- deelname aan meerdere werkgroepvergaderingen
- coördinatie op de eventdag
450€
Werkgroep versterking
Inbegrepen
- maximaal 2 werkgroepvergaderingen per maand
- voorbereiding en opvolging van deze meetings
- actiepuntenlijst bijhouden
- deadlines bewaken
- basisleverancierscontact
- offertes opvragen en naast elkaar zetten
- korte wekelijkse statusupdate
- opbouw van een praktisch draaiboek
Niet inbegrepen
- onbeperkte vergaderingen
- volledige eventdagregie
- complexe vergunnings- of veiligheidsdossiers
- grafisch ontwerp, drukwerk of communicatiecampagnes
- onbeperkte leveranciersrondes
- grote koerswijzigingen na goedkeuring van het plan
1250 euro per maand
Draaiboek en leverancierscoördinatie
Inbegrepen
- masterplanning
- leveranciersmatrix
- contactlijst
- opbouwschema
- afbouwschema
- dagplanning
- taakverdeling
- bezoekersflow
- parking- en signalisatieplan op hoofdlijnen
- briefing voor medewerkers
- risico- en aandachtspuntenlijst
- afstemming met afgesproken leveranciers
Niet inbegrepen
- onbeperkt zoeken naar nieuwe leveranciers
- onderhandelen van complexe contracten
- grafisch ontwerp of drukwerk
- vergunningsaanvragen namens de opdrachtgever
- wettelijke veiligheidscoördinatie
- volledige projectleiding van het hele event
- eventdagregie, tenzij apart afgesproken
€1750
Event project regie (all in)
Inbegrepen
- projectplanning van voorbereiding tot afbouw
- centrale leverancierscoördinatie
- budgetopvolging op basis van afgesproken budgetlijnen
- draaiboek en dagplanning
- opbouw- en afbouwschema
- overleg met interne diensten
- risico- en beslissingslijst
- briefing van medewerkers
- coördinatie tijdens opbouw, event en afbouw
- korte evaluatie na het event
Niet inbegrepen
- veiligheidscoördinatie als wettelijke functie
- vergunningen indienen namens de opdrachtgever
- aankoop of huur van materialen
- kosten van leveranciers
- communicatiecampagnes
- structurele wijzigingen aan concept, locatie of doelgroep na goedkeuring
- meerdaagse aanwezigheid buiten de afgesproken planning
€4500
Basisvoorwaarden
Eén centraal aanspreekpunt
Voor elke opdracht werken we met één vast aanspreekpunt aan klantzijde. Die persoon verzamelt interne input, bewaakt beslissingen en geeft akkoord op wijzigingen of meerwerk.
Duidelijke rolverdeling
Voor de start bepalen we wie beslist, wie goedkeurt, wie budgetten beheert en wie welke verantwoordelijkheid opneemt.
Leverancierskosten apart
Onze formules bevatten onze regie en coördinatie. Kosten van catering, tenten, techniek, drukwerk, locatie, vergunningen, security of andere leveranciers zijn niet inbegrepen.
Geen onbeperkte beschikbaarheid
We werken binnen de afgesproken formule, planning en overlegmomenten. Extra ondersteuning kan altijd, maar wordt vooraf afgestemd.
Pakketprijs, geen open teller
Wij werken met duidelijke pakketprijzen omdat u vooraf moet weten waar u aan toe bent. Voor ons zorgt dat voor de juiste prikkel: hoe sneller we structuur brengen en de voorbereiding vooruitduwen, hoe beter voor iedereen.
U koopt geen uren. U koopt voortgang.